Certamente você nunca virá à mente para dizer ao chefe, "Ei, amigo! Como você está? "Exceto por raras ocasiões em que chegar em seu rosto e cabeça, e um amigo, não é apropriado. Ao mesmo tempo, no curso de correspondência oficial nos deixamos Choque ainda mais ambiciosos. Mas, você sabe a letra etiqueta empresarial é necessário olhar sólida e tem uma boa reputação. Nós arrancar a frente de você todos os véus que escondem a verdade, e explicam como se comunicar adequadamente com parceiros de negócios.
As especificidades da relação de negócios
Se você quer entender como escrever cartas para o trabalho, você precisa saber o que a comunicação empresarial é diferente do habitual. Como qualquer outro, envolve a troca de informações, interação e percepção do outro. Mas a principal característica da comunicação empresarial é que não há quase nenhum componente pessoal. Por exemplo, no trabalho ou em qualquer organização pública, nós praticamente não mostraram traços característicos da nossa personagem não está brincando, não grite, não dança, etc. ... Pelo contrário, nós colocamos uma máscara de calma, educada, e uma pessoa de negócios que não proshibesh.
Em comunicação empresarial não é o lugar para emoções. Nenhum dos seus parceiros, colegas ou clientes não estão satisfeitos se você de repente começar a chorar ou pulando de alegria. Não, é claro que você não é um robô, mas algo próximo a ela. Pelo menos, você tem que evitar emoções brilhantes e profundas.
Outra característica da comunicação empresarial - é impossível de parar quando quiser. Ou seja, na vida comum, isso também acontece, por exemplo, quando você está falando de-lei ou pais. Mas na esfera profissional é completamente impossível para sair, se um cliente ou parceiro de negócios que você perguntar sobre algo. Também ignorou suas cartas, mensagens e chamadas - existe o risco de perder o emprego depois disso. É por isso que os diferentes requisitos para as vagas de linha tão popular sobre a tolerância ao estresse, e trabalhar como uma equipe, porque em um ambiente de negócios, você tem que enfrentar e lidar com todos os tipos de pessoas.
Em comunicação empresarial é sempre um objetivo. Se a cozinha com os amigos que você vai apenas falar (embora este, também, ficar para as suas necessidades), então você vir a trabalhar com certas pessoas com conceito bastante simples. Esta pode ser uma discussão do projeto, o planejamento do trabalho da organização para os próximos seis meses ou qualquer outra coisa. Assim, esse recurso constitui o caráter da comunicação empresarial: sustentado, "seca", uma digressão rápida, clara e sem. Pelo menos, é assim que as coisas funcionam na maioria das situações.
Etiqueta Geral carta comercial
Naturalmente, a linguagem escrita é muito diferente do verbal: lá você não pode entonação acentos. E as regras de etiqueta, neste caso, muito mais - pelo menos, assim parece, no momento, quando você decide escrever uma carta comercial.
Devemos também mencionar o papel. Se antes, falando da carta, você imagina imediatamente o envelope branco-neve, mergulhado em uma caixa de correio, mas agora a situação mudou. Correio normal são cada vez menos, enquanto o e-ganhando o seu dinamismo. Não devemos esquecer que o papel para cartas deve estar perfeitamente limpa e espancado - é uma questão de reputação. É desejável ter um papel timbrado com o logotipo e número de telefone para correspondência comercial. Todas as páginas, exceto a do título, devem ser numeradas.
No entanto, o correio normal é usado cada vez mais para não enviar e-mails, e para enviar os contratos e outros documentos de negócios. A comunicação é à mercê de e-mails. By the way, quando você precisa resolver rapidamente qualquer problema, eo tratamento adequado e cumprimentar cada mensagem repetida pode ser omitida. Mas primeira letra de qualquer maneira deve começar com um projeto como este: "Boa tarde, Sr. Smith ...".
Na escrita (especialmente de negócios) alfabetização importância especial. Quando você está apenas conversando com alguém, você apenas evitou uma deliberada erros de fala e rugosidade, colocando o direito sotaque. A carta também pode tornar-se lacunas aparentes em todo o seu conhecimento da língua russa. Portanto, se você não se sentir confiante em sua própria alfabetização, antes de enviar a carta melhor mais uma vez verificar se há erros gramaticais. Não se esqueça de escrever o início da frase com uma letra maiúscula e pontuar, porque sem isso é muito difícil de compreender o significado da mensagem. Use um ponto para as omissões e estruturação do texto.
Falando sobre o estilo de comunicação, não devemos esquecer que a sua carta, em primeiro lugar, deve ser "legível". Isso é recomendado para evitar estruturas multi-nível complexos e palavras desnecessárias (exceto quando você - um advogado, ou é necessário para correspondência). Traga exemplos vivos, diluir os diagramas de texto e gráficos - torna a informação mais visível e compreensível. Língua de correspondência comercial, em contraste com o habitual, muitas vezes repleta de jargões e clichês - isso é uma regra de etiqueta.
As nuances de correspondência comercial
Anteriormente falamos sobre a etiqueta geral correspondência comercial. No entanto, existem várias nuances, a descrição de que não é algo que é digno de um artigo separado, mas todo o livro. Nós selecionamos para você as características mais populares e importantes da carta comercial. Por favor, encontrá-los.
A estrutura da carta comercial
Como qualquer outro, uma carta de negócio tem uma estrutura clara. Mas isso é normal, se ele pode ser bastante variado de caso para caso, e dependendo de seus desejos, na notificação de serviços tem regras muito estritas de escrita. Ao mesmo tempo, não existe um padrão único pelo qual a maioria das cartas emitidas - normalmente cada empresa tem suas próprias regras. No entanto, nós oferecemos o quadro mais geral do e-registo de uma carta comercial que será relevante em noventa por cento dos casos.
"Hat" a letra correspondente ao estilo corporativo
Lembre-se, um pouco maior, nós falamos sobre a necessidade de cada empresa para ter seus próprios formulários de papel marca sólidos? O mesmo vale para e-mails. Se você ainda não existem, as autoridades sugerem que esta iniciativa. Claro, o departamento de suporte técnico vos maldizem, mas uma carta de sua organização vai olhar mais respeitável.
Saudação
A mensagem de negócios não é necessariamente uma saudação, como tal, (a palavra "Olá" e "boa tarde) - em vez disso, recomenda-se imediatamente em contato com o destinatário pelo nome e patronímico. No entanto, se a correspondência interpessoal, mas carrega o caráter formal, seria apropriado poprivestvovat seu interlocutor na primeira carta.
Os principais conteúdos da carta
Este pedaço de informação tem a maior carga: nele você divulgar a finalidade do seu tratamento. Pode haver vários aspectos, respectivamente, cada apresentação deve começar com um único parágrafo. O isolamento é necessário devido ao fato de que em todas as questões, como regra, a tomar decisões independentes. Os exemplos incluem as seguintes frases: "por favor", "informar", "oferta consideração", etc. ... Lembre-se que no aspecto também tem sua própria estrutura. Você precisa provar a pertinência do pedido, para divulgar o seu conteúdo descrever o resultado esperado no caso de uma resposta satisfatória e formular certas garantias para o destino.
Despedida
Ao contrário do discurso de conversação normal, em cartas comerciais não utilizado fórmula verbal direta. O objetivo da frase final é uma expressão de respeito e um tributo a polidez. Por exemplo, "Atenciosamente", "melhores desejos", "respeito", "avançar grato pela resposta", etc. ...
Assinatura pessoal
Ele deve conter o nome, sobrenome e patronímico, posição (possivelmente com o nome do departamento), bem como números de contato. Sem isso, muitas vezes é muito difícil de se manter em contato com a pessoa. By the way, agora há a opção de uma assinatura electrónica. É um ficheiro especial com uma assinatura de texto que automaticamente aposta no final de cada mensagem. Seu uso é considerado de bom nas grandes empresas. Além disso, ele pode agir como um anúncios discretos em sua organização. Se falamos sobre o tamanho, a assinatura eletrônica não deve ser mais do que cinco ou seis linhas e ultrapassar o montante de setenta caracteres.
Um link para o site da organização e logotipo
Estes são os mesmos elementos de identidade corporativa, assim como papel timbrado. Além disso, se você enviar ofertas promocionais ou ofertas de cooperação, que os seus destinatários serão satisfeitos com o fato de que eles não precisam de procurar por toda a Internet em busca de informações sobre a empresa.
Deve ser lembrado que esta é bastante estrutura universal pode variar dependendo do tipo de mensagem. Stand promocional, obrigado, garantia e cartas de apresentação, convites, anúncios, declarações, lembretes, avisos e demandas. Mas praticamente todos eles aplicaram esta estrutura.
O tamanho do e-mail normas de etiqueta muito claramente estipulado: como uma regra, ele deve ser inferior ao dobro do que manuscrita. Se você quiser enviar uma grande quantidade de informações no corpo da própria letra melhor para colocar um texto curto, eo resto para a emissão como um anexo separado. Nos casos em que ele tem uma grande quantidade de mais de um megabyte, o destino melhor sobre isso para avisar - nem todas as empresas pagam para acesso ilimitado à Internet.
Respondendo a uma mensagem
Você provavelmente reparou que quando você pressionar a tecla "A" ("Responder") ao enviar mensagens para o tema da carta de resposta aparece partícula "Re ...". Ele ajuda o seu destinatário para compreender a mensagem de que você disse. Na janela que se abre e o texto que antecede a correspondência. Apagar ou salvá-lo - essa é a questão.
Tudo depende de qual o nível de formalidade tem correspondência. Simplificando, se você estiver conversando com um amigo ou alguma outra pessoa com a qual o estilo muito oficial opcional, pode eliminar o excesso, deixando uma linha que permite entender o que é falado. Para maior comodidade, você também pode dividir sua carta a essas mesmas cotações e em cada um deles colocou sua resposta. Se a correspondência deve ser no âmbito das formalidades, você mantém seu conteúdo intacto.
Discurso fórmula
Como você pode ver, cartas comerciais quase inteiramente construído sobre todos os tipos de clichés ou clichês - Expressões que demonstram um fenômeno particular. É muito útil ter à mão, "mealheiro" dessas mesmas fórmulas que podem ser combinados uns com os outros e escrever longas cartas em modo semi-automático. Sobre cumprimento obrigatório que escrevi acima, então nos voltamos para menos ocorrendo, mas os pensamentos igualmente relevantes.
A expressão de arrependimento: "Nós lamentamos informar ..." "Infelizmente, não podemos aceitar ..." "Para meu pesar, somos confrontados com ...";
Louvor: "Obrigado por ..." "Deixe-me expressar a minha gratidão a você por ...", "Considerando sua enorme contribuição para ..." "Como você está levando especialistas em seu campo", "Obrigado por ...";
Convite, sublinhou as emoções positivas: "Nós teremos muito prazer em ouvi-lo ..." "Por favor, aceite o nosso convite, e nós esperamos que você tenha tempo ..." "Estamos honrados em oferecer-lhe ...." "Tenho o prazer de convidá-lo ... ";
A frase final: "Esperamos para uma maior cooperação", "Estamos ansiosos para você para novas idéias", "manifesta a sua confiança de que o problema será resolvido no futuro próximo", "Desejamos-lhe sucesso";
Termos de resposta a e-mails
Então, você enviou uma mensagem, ea resposta não é. É lógico que você começar a se preocupar se o destinatário recebeu sua mensagem. A fim de evitar esta situação desagradável no futuro, use o "recibo", graças à qual você será automaticamente enviado para confirmar que a sua mensagem foi visto. Ou introduza a cadeia com um pedido para fazê-lo em uma mensagem de texto. Uma forma alternativa de verificação também é uma simples chamada para o destinatário com a questão do envio de cartas.
Em geral, de acordo com as normas de etiqueta de resposta comunicação empresarial não deve ser adiada por um período de mais de dois dias. Se você precisar de mais tempo, então você deve informar o seu parceiro por correspondência. E, claro, não se esqueça, que está a responder a todas as cartas (com exceção do spam óbvio) - uma garantia de sua reputação de negócios.
Qualquer tipo de norma social implica um acordo facilita os participantes a comunicar a sua interação. Mas a ignorância destas regras pode trazer uma série de problemas para os parceiros por meio de correspondência. Portanto, imprimir este artigo e pendurá-lo no monitor - e muito em breve todos sonante nossas próprias normas entram em sua consciência, não lhe trazer qualquer inconveniente.
